politique de confidentialité

Traitement des informations personnelles

Créé le 1er mai 2008

Révisé le 30 août 2024

POLA ORBIS HOLDINGS INC. (ci-après « la Société ») reconnaît fortement l'importance de protéger les informations personnelles et gère, utilise et traite de manière appropriée les informations personnelles comme stipulé dans ce qui suit, qui sont conformes à la loi japonaise sur la protection des informations personnelles ( ci-après « la Loi sur la protection des informations personnelles »), les lois, réglementations, directives et autres exigences pertinentes du Japon.

1.Structure de gestion de la sécurité

La Société, pour les informations personnelles confiées (ci-après « informations personnelles »), prendra des mesures pour empêcher la fuite, la perte ou l'endommagement des informations personnelles et prendra d'autres mesures pour gérer de manière appropriée les informations personnelles, et s'efforcera de garantir que les informations personnelles est maintenu précis et à jour.
Lors du traitement des informations personnelles, la Société prendra les mesures nécessaires et appropriées, telles que détaillées ci-dessous, pour assurer minutieusement la gestion de la sécurité des informations personnelles, y compris la prévention de l'accès non autorisé de tiers, de la manipulation, des fuites, de la perte ou des dommages.

(1) Formulation de la politique de base

- Cette politique sur le traitement des informations personnelles a été établie pour garantir le traitement approprié des informations personnelles et fournir des informations sur les points de contact pour les demandes de renseignements et le traitement des plaintes.

(2) Élaboration de règles sur le traitement des renseignements personnels

- La Société a formulé des règles internes sur le traitement des informations personnelles, définissant des questions telles que les méthodes de traitement et les personnes responsables et leurs responsabilités, à chaque étape du processus, depuis la collecte, l'utilisation, le stockage et la fourniture jusqu'à la suppression et destruction.

(3) Mesures de sécurité systématiques

- La Société désigne une personne responsable du traitement des informations personnelles

- La Société clarifie les employés qui traitent des informations personnelles et l'étendue de leur traitement des informations personnelles.

- La Société a mis en place un système de signalement et de contact avec la personne responsable de la gestion des informations personnelles dans le cas où une violation ou une violation présumée de la loi sur la protection des informations personnelles ou du règlement intérieur aurait été identifiée.

- La Société effectue des inspections volontaires périodiques sur l'état du traitement des informations personnelles et effectue des audits par le service d'audit ou d'autres sections, le cas échéant.

(4) Mesures de sécurité humaine

- La Société organise régulièrement des formations pour les employés sur les questions à prendre en compte lors du traitement des informations personnelles

- La Société décrit les questions liées à la confidentialité des informations personnelles dans le règlement de travail de la Société

(5) Mesures de sécurité physique

- Dans les zones où des informations personnelles sont traitées, la Société restreint l'accès des employés et l'équipement qui peut être apporté et prend également des mesures pour empêcher les personnes non autorisées de consulter les informations personnelles.

- La Société prend des mesures pour prévenir le vol ou la perte d'appareils, de supports électroniques, de documents et autres matériels traitant des informations personnelles.

- Lors du transport d'appareils, de supports électroniques et d'autres matériels traitant des informations personnelles, y compris le transport au sein de sites commerciaux, la Société prend des mesures pour empêcher que les informations personnelles ne soient facilement divulguées ou autrement compromises.

(6) Mesures de sécurité technologique

- La Société effectue un contrôle d'accès et limite le personnel capable de traiter les informations personnelles ainsi que la portée des informations personnelles traitées.

- La Société a adopté diverses défenses pour protéger les systèmes d'information contenant des informations personnelles contre le piratage ou l'infection par des logiciels malveillants.

(7) Évaluation de l'environnement externe

- Lorsque des informations personnelles sont stockées dans des pays étrangers en dehors du Japon, la Société met en œuvre des mesures de sécurité, tout en connaissant au préalable la législation applicable concernant la protection des informations personnelles dans ces pays étrangers (à titre de référence, voir le lien suivant).

https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku

Destination du lien : Le site Web de la Commission japonaise de protection des informations personnelles, présentant les « résultats de son enquête sur les législations (y compris les réglementations pertinentes) concernant la protection des informations personnelles dans les pays étrangers »

2.Collection

La Société obtient des informations personnelles par des moyens justes et légaux. Lorsqu'un individu achète des produits de la Société, utilise divers services de la Société, un site Web ou d'autres offres, coopère à diverses activités d'enquête, participe à divers événements de la Société ou interagit de toute autre manière avec la Société, la Société. peut collecter directement des informations personnelles si nécessaire. Ces informations peuvent inclure le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'âge, la date de naissance, le sexe, l'adresse e-mail, la profession, la composition de la famille, les informations sur les biens achetés, le statut d'utilisation de divers services, préférences concernant les cosmétiques et la mode, etc., taille, état de la peau, opinions, détails des consultations et autres informations similaires.

3. Objectif d'utilisation

Les informations personnelles peuvent être utilisées aux fins suivantes afin d'assurer la sécurité et l'exactitude des transactions entre la Société et un individu, et de fournir de meilleurs biens, services ou informations.

(1) Pour livrer les marchandises ou fournir les services de la Société ou des sociétés de son groupe

(2) Pour fournir diverses informations, afficher des publicités ou mener des enquêtes par téléphone ou par courrier direct concernant les biens, services, campagnes ou autres activités de la Société ou des sociétés de son groupe.

(3) Pour fournir des informations, afficher de la publicité ou mener des enquêtes concernant divers événements, concours et autres activités organisés, co-organisés, soutenus ou auxquels participent la Société ou les sociétés de son groupe.

(4) Pour une analyse personnelle lors d'activités de marketing, de vente et similaires, pour apporter des améliorations aux biens, services et campagnes, etc., et pour mener des activités de recherche, de développement et similaires.

(5) Préparer divers documents statistiques, médias, etc.

(6) Répondre, enregistrer et organiser les commentaires, les consultations et les communications similaires

(7) Gérer les actionnaires conformément à la loi

(8) Pour l'exercice des droits d'actionnaire ou le respect des obligations légales

(9) Fournir des informations et des services aux actionnaires et mener des enquêtes et des activités similaires

(10) Promouvoir ou améliorer les activités de relations publiques, les activités de RI ou les activités culturelles, et mener les recherches nécessaires à ces activités.

(11) En plus des éléments ci-dessus, les informations collectées auprès d'un individu (y compris, mais sans s'y limiter, les informations sur la consultation, l'utilisation, l'historique des transactions ou des achats de sites Web ou de services, etc., les préférences, l'état de la peau, les opinions et les détails des consultations ) peut être analysé et utilisé aux fins suivantes

- Mener des recherches et du développement sur les biens, services, événements, campagnes ou autres activités de la Société ou des sociétés de son groupe en fonction des intérêts, des préférences ou d'autres informations sur les individus.

- Pour fournir diverses informations sur les biens, services, événements, campagnes ou autres activités de la Société ou des sociétés de son groupe en fonction des intérêts, des préférences ou d'autres informations sur les individus.

4. Fourniture d'informations personnelles à des tiers

Sauf lorsque les lois et règlements le permettent, la Société ne fournira aucune information personnelle à un tiers sans le consentement préalable de la personne concernée.

Bien que cela puisse ne pas s'appliquer aux personnes accédant à ce site depuis l'extérieur du Japon, la Société peut fournir les informations personnelles suivantes à un tiers.

Mise à disposition des émetteurs de cartes de crédit

• Dans le cas où le client achète des biens ou des services en utilisant une carte de crédit, la Société fournira les informations personnelles suivantes collectées auprès de ce client à la société émettrice de la carte, à l'agent de règlement, à la société de recherche, à l'association industrielle, etc. afin de détecter et d'empêcher les transactions non autorisées. utilisation par la société émettrice de la carte.

·Nom

·Adresse de facturation

・Adresse de destination

·Adresse email

·Numéro de téléphone

・Informations sur l'environnement d'utilisation d'Internet

・Historique des transactions, etc.

• Dans le cas où l'émetteur d'une carte se trouve dans un pays étranger, ces informations peuvent être transférées vers le pays auquel appartient l'émetteur. La Société n'est pas en mesure d'identifier l'émetteur de la carte ou le pays où la société est située sur la base des informations collectées. du client, et par conséquent la Société n'est pas en mesure d'obtenir et de fournir des informations sur les mesures suivantes pour protéger les informations personnelles.

・Le nom du pays étranger où se trouve le destinataire

・Informations sur la protection des informations personnelles du pays concerné

・Mesures pour protéger les informations personnelles de l'émetteur

Le site Web du Comité de protection des informations personnelles (https://www.ppc.go.jp/) fournit des informations sur les systèmes de protection des informations personnelles dans divers pays.

5. Mandat

La Société peut sous-traiter certaines opérations telles que l'envoi d'avis à un individu, l'organisation d'événements et de campagnes, ainsi que l'analyse d'informations telles que l'historique des achats et l'historique d'utilisation des services à un tiers. Dans ce cas, la Société effectuera le nécessaire. et une supervision appropriée des entrepreneurs conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6. Utilisation partagée des informations personnelles

La Société peut s'engager dans l'utilisation partagée des informations personnelles des clients comme détaillé ci-dessous.

(1) Périmètre des co-utilisateurs

POLA ORBIS HOLDINGS INC., ses filiales nationales consolidées et ses sociétés affiliées nationales

(2) Finalité de l'utilisation des co-utilisateurs

1) Pour la Société ou une société engagée dans une utilisation conjointe avec la Société pour assurer l'exécution appropriée et fluide des transactions avec les clients ou des services fournis aux clients

2) Pour une analyse personnelle lors d'activités de marketing, de vente et similaires, pour apporter des améliorations aux biens, services et campagnes, etc., et pour mener des activités de recherche, de développement et similaires, de la part de la Société ou d'une société engagée dans une utilisation conjointe avec la Société

3) Lorsque des demandes de renseignements, des demandes d'utilisation ou d'autres demandes concernant les biens, services, campagnes ou autres activités gérées par la Société ou une société engagée dans une utilisation conjointe avec la Société surviennent, transférer ou remettre ces demandes ou demandes à la société responsable.

4) Pour fournir des informations ou mener des enquêtes, etc. liées à la publicité, aux biens, aux services, aux campagnes ou à des questions similaires menées par la Société ou une société engagée dans une utilisation conjointe avec la Société

5) En plus des éléments ci-dessus, analyser les informations énumérées au paragraphe (3) de la présente section et les utiliser aux fins suivantes

- Mener des recherches et du développement sur les biens, services, campagnes ou autres activités de la Société, une société engagée dans une utilisation conjointe avec la Société en fonction des intérêts, des préférences ou d'autres informations sur les clients.

- Pour prouver diverses informations sur des biens, des services, des campagnes ou d'autres activités en fonction des intérêts, des préférences ou d'autres informations sur les clients

6) Pour la gestion commerciale et la gestion interne du Groupe POLA ORBIS

(3) Éléments d’informations personnelles faisant l’objet d’un usage partagé

Nom, date de naissance, informations sur l'adresse de résidence et d'expédition, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, historique des transactions liées et utilisation des produits et services, etc., résultats du questionnaire, informations sur les intérêts et préférences, détails des commentaires et des consultations, les informations liées au service client, les informations concernant les analyses cutanées, etc., les informations concernant les activités sur Internet ou autres réseaux électroniques, etc.

(4) Responsable de la gestion des informations personnelles faisant l’objet d’une utilisation partagée :

La société qui a initialement acquis chaque élément d'informations personnelles La partie qui a initialement acquis les informations personnelles est la Société, l'adresse et le représentant sont tels qu'indiqués à la fin de ce document.

Pour plus d'informations sur la partie responsable de la gestion lorsqu'une partie autre que la Société a initialement acquis les informations personnelles, veuillez vous référer aux questions publiées concernant les informations personnelles sur le site officiel de la société concernée.

7. Utilisation d'informations pseudonymisées

La Société crée des informations pseudonymisées traitées de telle manière, conformément aux lois et réglementations, de sorte qu'une personne spécifique ne puisse être identifiée que si les informations sont recoupées avec d'autres informations, et ces informations pseudonymisées sont analysées et utilisées à des fins d'amélioration. , la recherche et le développement des biens, services et autres offres de la Société.

De plus, la Société s'engage dans l'utilisation partagée des informations pseudonymisées comme ci-dessous.

(1) Périmètre des co-utilisateurs

Identique à l'article 6, paragraphe (1) ci-dessus

(2) Finalité de l'utilisation des co-utilisateurs

Analyse pour améliorer, rechercher ou développer les biens, services, campagnes ou autres activités de chaque entreprise engagée dans une utilisation partagée

(3) Éléments d’information relatifs aux personnes physiques utilisés à titre partagé

Parmi les éléments énumérés à l'article 6, paragraphe (3) ci-dessus, les informations autres que les noms d'individus (même pour les informations autres que les noms d'individus, lorsqu'il est nécessaire de supprimer, de remplacer ou de traiter de toute autre manière ces informations conformément aux Loi sur la protection des informations, ce traitement sera effectué de manière appropriée)
(4) Partie responsable de la gestion des données personnelles qui sont des informations pseudonymisées utilisées sur une base partagée

Identique à l'article 6, paragraphe (4) ci-dessus

8. Acquisition, utilisation et mise à disposition d'informations liées à des identifiants tels que les cookies

(1) Un cookie est un élément d'information textuelle envoyé depuis un site Web lorsqu'il est consulté et stocké par le navigateur Web. De plus, une balise Web est un système permettant d'envoyer des informations lorsqu'un individu consulte une page ou un e-mail. message en incorporant une petite image dans une page Web ou un message électronique. Ce site Web utilise des cookies, des balises ou des technologies similaires (ci-après « cookies, etc. ») pour enregistrer et utiliser des informations sur les individus.

La Société peut fournir des cookies, etc. et les informations stockées conjointement avec les cookies, etc. à des prestataires de services de distribution de publicité et à d'autres sociétés à utiliser pour la diffusion de publicité (les sociétés auxquelles les informations sont fournies incluent, sans s'y limiter, ce qui suit).

・ Yahoo! JAPON (LY Corporation)

Politique de confidentialité de Yahoo! JAPON [ https://www.lycorp.co.jp/ja/company/privacypolicy/ ]

Désinscription des publicités Yahoo! JAPON [ https://btoptout.yahoo.co.jp/optout/index.html ]

・Google (Google LLC)

Politique de confidentialité de Google [ https://policies.google.com/privacy?hl=ja ]

Se désinscrire des publicités Google [ https://support.google.com/ads/answer/2662922 h149l=ja ]

・Facebook (Meta Platforms, Inc.)

Politique de confidentialité de Facebook [ https://ja-jp.facebook.com/policy.php ]

Se désinscrire des publicités Facebook [ https://ja-jp.facebook.com/policies/cookies/ ]

(2) La Société peut acquérir des informations, y compris des informations collectées via des identifiants tels que des cookies, à partir d'une plateforme de gestion de données (DMP) exploitée par un tiers avec le consentement des individus (y compris, mais sans s'y limiter, l'historique de navigation sur le Web) et les résultats d'analyse de ces informations. informations, et peut utiliser ces informations après les avoir liées aux données personnelles des individus à des fins de diffusion de publicités, de planification et d'exploitation de biens, services, campagnes et autres événements, d'activités de marketing, etc.

9. Divulgation, correction, suspension d'utilisation, etc. des informations personnelles

Lorsqu'une personne demande que des informations personnelles la concernant lui soient divulguées, la Société répondra rapidement conformément aux lois et réglementations après avoir confirmé l'identité de la personne, sauf dans les cas suivants lorsque la Société ne divulgue pas les informations. question ou les informations personnelles en question n'existent pas, il vous répondra à cet effet.

- Si la divulgation pourrait nuire à la vie, au corps, aux biens ou à d'autres intérêts de l'utilisateur lui-même ou d'un tiers

- Si la divulgation était susceptible d'entraver de manière significative la bonne marche de notre entreprise

- Si la divulgation violerait les lois ou réglementations

De plus, lorsqu'un individu demande la divulgation, la correction, l'ajout, la suppression, la suspension de l'utilisation, l'effacement ou la suspension de la fourniture à des tiers, la Société répondra rapidement conformément aux lois et réglementations après avoir confirmé l'identité de l'individu.
Pour toute demande concernant la divulgation, etc., ou pour des questions ou des plaintes concernant le traitement des informations personnelles, veuillez contacter la Société à l'adresse électronique suivante, à l'attention du « Bureau de demandes de renseignements sur les informations personnelles, POLA ORBIS HOLDINGS INC ».

Courriel : webmaster@po-holdings.co.jp

10. Période de conservation et effacement des informations personnelles

Les informations personnelles seront conservées de manière appropriée et gérées pendant la période jugée nécessaire par la Société, et après la fin de cette période, les informations seront effacées en toute sécurité de manière à les rendre irrécupérables.

11. Conformité légale et efforts pour améliorer et affiner la gestion

Lors du traitement des informations personnelles, la Société respectera la loi sur la protection des informations personnelles et les autres lois et réglementations applicables du Japon, révisera continuellement ses procédures de traitement et s'efforcera d'améliorer et d'affiner ses mesures de sécurité.

POLA ORBIS HOLDINGS INC.

1-7-7, Ginza, Chuo-ku, Tokyo

Yoshikazu Yokote

Directeur Représentant et Président

Pour plus de détails sur le traitement des informations personnelles spécifiques à chaque produit ou service, veuillez vous référer aux dispositions sur le traitement des informations personnelles pour chaque produit ou service.